Tất cả các loại hàng hóa lưu thông trên thị trường đều cần phải có mã vạch. Mã vạch giống như một “Chứng minh thư” của hàng hoá giúp ta phân biệt được nhanh chóng và chính xác các loại hàng hoá khác nhau. Mã vạch của hàng hoá bao gồm hai phần: mã số và mã vạch. Đây chính là một trong những công nghệ tiên tiến giúp con người có thể nhận dạng và thu thập dữ liệu một cách tự động dựa trên quy tắc: đặt cho mỗi đối tượng sản phẩm cần quản lý một dãy số, rồi sử dụng công nghệ mã hóa dữ liệu biến dãy mã số đó thành dãy mã vạch để các loại máy quét mã vạch có thể đọc được. Vậy đăng ký mã số mã vạch như thế nào? Mời bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây: Hướng dẫn thủ tục đăng ký mã số vạch cho sản phẩm.
Hướng dẫn thủ tục đăng ký mã số vạch cho sản phẩm
Nội dung bài viết:
1. Khái niệm mã số mã vạch
Trước khi trình bày chi tiết về cách đăng ký mã vạch sản phẩm, ACC sẽ trình bày một số khái niệm liên quan:
Một số khái niệm cần biết về mã số mã vạch:
Mã số mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động dựa trên nguyên tắc: đặt cho đối tượng cần quản lý một dãy số (hoặc dãy chữ và số), sau đó thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc được. Trong quản lý hàng hoá người ta gọi dãy số và dãy vạch đó là mã số mã vạch của hàng hoá.
- Mã số là một dãy các chữ số dùng để phân định vật phẩm, địa điểm, tổ chức.
- Mã vạch là một dãy các vạch thẫm song song và các khoảng trống xen kẽ để thể hiện mã số sao cho máy quét có thể đọc được.
- EAN là tên của tổ chức mã số mã vạch quốc tế trước tháng 2 năm 2005.
- GS1 là tên của tổ chức mã số mã vạch quốc tế từ tháng 2 năm 2005 đến nay.
- Mã số EAN là mã số tiêu chuẩn do tổ chức mã số mã vạch quốc tế quy định để áp dụng chung trên toàn thế giới.
Giấy phép nhập khẩu là gì, có bắt buộc phải xin không? Mời Quý bạn đọc theo dõi bài viết Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu
2. Các loại mã số mã vạch được cấp và quản lý hiện nay
2.1. Các loại mã số mã vạch được cấp và quản lý thống nhất
- Mã doanh nghiệp: là dãy số gồm mã quốc gia và số phân định tổ chức/doanh nghiệp, gồm từ bốn đến bảy số tiếp theo.
- Mã số rút gọn (EAN 8): là dãy số có tám chữ số quy định cho vật phẩm (sản phẩm) có kích thước nhỏ, gồm mã quốc gia, số phân định vật phẩm và một số kiểm tra.
- Mã số địa điểm toàn cầu (GLN): là dãy số có mười ba chữ số quy định cho tổ chức/doanh nghiệp và địa điểm, gồm mã quốc gia, số phân định tổ chức/doanh nghiệp hoặc địa điểm và một số kiểm tra.
2.2. Các loại mã số mã vạch do tổ chức/doanh nghiệp tự lập để sử dụng
Sau khi được cấp mã số doanh nghiệp, gồm:
- Mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN);
- Mã số địa điểm toàn cầu (GLN);
- Các loại mã số cho đơn vị hậu cần, tài sản hoặc đối tượng khác khi có nhu cầu sử dụng.
2.3. Mỗi tổ chức/ doanh nghiệp được đăng ký sử dụng một mã doanh nghiệp.
Trong trường hợp đặc biệt, một tổ chức/doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hơn một mã doanh nghiệp khi chứng minh đã dùng hết quỹ số được cấp. Khi đăng ký sử dụng thêm mã doanh nghiệp, tổ chức/doanh nghiệp phải làm thủ tục như đăng ký cấp mã lần đầu và kèm theo thuyết minh đã sử dụng hết quỹ số được cấp.
3. Mã số mã vạch có ý nghĩa như thế nào?
Đúng như tên gọi, mã số mã vạch của hàng hóa bao gồm 2 phần: phần mã vạch và phần mã số. Mã số giúp con người có thể nhận diện được hàng hóa; mã vạch giúp máy quét đọc được khi đưa vào quản lý hệ thống. Mã số mã vạch trên sản phẩm là một trong những dấu hiệu đặc biệt để phân biệt hàng giả, hàng nhái cũng như xuất xứ của sản phẩm.
Việc đăng ký mã số mã vạch không những là cơ sở để doanh nghiệp bảo vệ sản phẩm, hàng hóa của mình mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống quản lý hàng hóa của mình thông qua mã số, giúp đạt hiệu quả trong kinh doanh. Đồng thời có mã số mã vạch trên sản phẩm cũng là một cách thức khẳng định giá trị doanh nghiệp và tăng niềm tin sử dụng hàng hóa đối với khách hàng.
4. Hướng dẫn thủ tục đăng ký mã số mã vạch (Cập nhật mới nhất)
4.1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm:
- Bản đăng ký mã số mã vạch (theo mẫu);
- Bảng kê danh mục sản phẩm đăng ký mã số mã vạch;
- Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ;
- Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Hộ kinh doanh cá thể.
Số lượng hồ sơ: 02 bộ
4.2. Bước 2: Kê khai hồ sơ qua hệ thống cổng thông tin
Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ kê khai thông tin và đăng ký tài khoản mã số mã vạch của đơn vị qua Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.
4.3. Bước 3: Nộp hồ sơ
Sau khi kê khai thông tin tại bước 2, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ tại Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Kèm theo hồ sơ Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ cần nộp lệ phí đăng ký và duy trì Mã số mã vạch năm đầu tiên.
Mức nộp lệ phí có thể tham khảo tại bài viết: Lệ phí cấp, duy trì mã số mã vạch từ ngày 01/07/2016 https://luatvietan.vn/le-phi-cap-duy-tri-ma-ma-vach-tu-ngay-01072016.html.
Cơ quan nộp: Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
Hình thức nộp hồ sơ: Chuyển phát hoặc nộp trực tiếp
Hình thức nộp phí: Chuyển khoản hoặc tiền mặt
4.4. Bước 4: Nhận mã số mã vạch theo thông báo tạm thời.
Sau khi Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ và phí đầy đủ thì Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ thông báo đến đơn vị mã số mã vạch theo thông báo tạm thời qua hệ thống Cổng thông tin và Email của đơn vị để đơn vị có thông tin mã số mã vạch để thể hiện trên sản phẩm.
Thời hạn xử lý: Trong vòng 5-7 ngày làm việc.
4.5. Bước 5: Kê khai thông tin sản phẩm
Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ cần thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.
Lưu ý: Hệ thống có thể tự động tạo mã số mã vạch cho sản phẩm sau khi doanh nghiệp thực hiện điền đầy đủ thông tin.
Mã số mã vạch của sản phẩm sau khi điền đầy đủ thông tin cần được phát hành và công bố trên hệ thống.
4.6 Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận mã số mã vạch.
Sau khoảng 1 tháng kể từ ngày được cấp mã số mã vạch theo thông báo tạm thời và sau khi thực hiện đầy đủ bước 5, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ đến Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để nhận bản gốc Giấy chứng nhận mã số mã vạch.
5. Đăng ký, sử dụng mã số mã vạch có chi phí bao nhiêu?
Thứ nhất, phí cấp sử dụng mã số mã vạch:
| STT | Phân loại phí | Mức thu (đồng/mã) |
| 1 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng) | 1.000.000 |
| 2 | Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN) | 300.000 |
| 3 | Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8) | 300.000 |
Khi nộp hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm nộp phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch.
Thứ hai, duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí)
| STT | Phân loại phí | Mức thu (đồng/năm) |
| 1 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 | |
| 1.1 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100 số vật phẩm) | 500.000 |
| 1.2 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 1.000 số vật phẩm) | 800.000 |
| 1.3 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 10.000 số vật phẩm) | 1.500.000 |
| 1.4 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100.000 số vật phẩm) | 2.000.000 |
| 2 | Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN) | 200.000 |
Khi nhận được Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch cho năm đầu tiên, các năm tiếp theo, thời hạn nộp phí chậm nhất là ngày 30 tháng 6 hàng năm.
6. Một số câu hỏi thường gặp
Tại sao cần phải đăng ký mã vạch sản phẩm?
- Đăng ký mã vạch sản phẩm giúp quản lý hàng hoá và dễ dàng theo dõi từng sản phẩm trong quá trình sản xuất, vận chuyển, bán hàng và quản lý hàng tồn kho.
- Mã vạch sản phẩm cũng giúp người tiêu dùng dễ dàng nhận biết sản phẩm và kiểm tra tính chính hãng, tránh mua phải hàng giả, hàng nhái hoặc hàng kém chất lượng.
- Đăng ký mã vạch sản phẩm còn là điều kiện để sản phẩm được phép lưu thông trên thị trường và xuất khẩu.
Ai có thể đăng ký mã vạch sản phẩm?
Các doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh và tổ chức có nhu cầu sử dụng mã vạch sản phẩm đều có thể đăng ký.
Để đăng ký mã vạch sản phẩm, người đăng ký cần đáp ứng các yêu cầu về chất lượng sản phẩm, an toàn thực phẩm và quy định về đánh giá và kiểm định chất lượng sản phẩm.
Thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm như thế nào?
Để đăng ký mã vạch sản phẩm, người đăng ký cần liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký mã vạch, như Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc các tổ chức uy tín khác trên thị trường.
Sau khi đăng ký, người đăng ký sẽ nhận được mã số mã vạch đăng ký cho sản phẩm và áp dụng mã số này lên sản phẩm trước khi lưu thông trên thị trường.
7. Dịch vụ pháp lý của ACC
Bài viết đã trình bày một số vấn đề pháp lý cơ bản về Hướng dẫn thủ tục đăng ký mã số vạch cho sản phẩm và các vấn đề liên quan. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan về mã số mã vạch nói chung và quy trình đăng ký sử dụng mã số mã vạch nói riêng, hãy cân nhắc lựa chọn sử dụng dịch vụ tư vấn, đăng ký mã số mã vạch của ACC chúng tôi.
